Tras una ardua tarea de búsqueda, ya tienes uno o varios proveedores ideales. Buena localización, perfil adecuado, condiciones comerciales positivas y unas muestras de producto interesantes. Llega el momento de negociar los términos de vuestra futura relación comercial.

Antes de dirigirnos al nuevo proveedor para solicitar una petición de oferta formal, es muy importe realizar un resumen detallado de qué es lo que esperamos obtener de la propuesta de nuestro futuro fabricante: Estándares de calidad, características técnicas de producto, modificaciones sobre las muestras recibidas, precios objetivo, logística y transporte, formas pago, plazos de entrega, etc.

Con esto ya estaremos en situación de dirigir una petición clara y detallada de lo que queremos comprar. Ha llegado el momento de negociar.

Lo primero y más importante es conocer con quién estamos negociando. El interlocutor del fabricante es una figura fundamental en este proceso, ya que su poder de decisión en la compañía permitirá optimizar los resultados y los plazos de la negociación.

En nuestro post anterior (Guía de Compra en China I. Selección de Proveedores) os aconsejábamos una visita personal a la fábrica. Perfecto para conocer con detalle no sólo la empresa sino también a sus responsables. Este podría ser el momento adecuado para discutir vuestra propuesta con el futuro proveedor.

Si no puedes desplazarte personalmente a la fábrica, te aconsejamos buscar a alguien que lo pueda hacer en tu nombre, eso sí, nuestro consejo es que aquel que represente tus intereses conozca muy bien y con detalle tus necesidades y la naturaleza y mercado del producto con el que va a trabajar.

Es probable que tengas que discutir numerosas cuestiones con diferentes miembros de la empresa. Especialmente si lo que vas a hacer es fabricar tu producto en China: Fabricación, Quality Control, Logística, Comercial, etc.

A la hora de negociar debes tener en cuenta algunos aspectos:

  • Los chinos nunca dicen “NO”. Es importante no interpretar un “YES” como un acuerdo definitivo. Especialmente si negociamos revisiones del precio a la baja. Una reducción del precio del proveedor superior al 10% supone en la mayoría de casos una pérdida en la calidad final del producto.
  • Dado que surgirán problemas, es importante, conocerlos y negociarlos con anterioridad (problemas de calidad de producto, gestión de garantías, incumplimientos en plazos de entrega, festividades, etc.).
  • Los términos del acuerdo que negociamos suelen estar sujetos a diferentes variables (fluctuaciones de divisas, costes de materias primas, costes salariales o políticas gubernamentales, son algunas de ellas). Por ello, es importante establecer periodos de revisión y términos de renegociación. No olvides negociar estos términos conociendo la realidad de cada uno de ellos.
  • Es importante guardar toda la información generada en nuestra relación con el proveedor (cotizaciones, correos, muestras, etc.). Cuestiones que podamos pasar por alto pueden saltar a la mesa en cualquier momento y un memorándum de todo es siempre útil.
  • No olvides revisar con tu proveedor todos los aspectos relacionados con la fabricación de tu producto (estándares de calidad, acabado de producto, etiquetado y embalaje, funcionamiento, etc.). Hacerlo personalmente evitará errores de interpretación.
  • En el ámbito de la financiación, ten en cuenta, que en China apenas se utiliza esta fórmula. El sistema de pago más utilizado es una parte por adelantado y el resto al embarque de la mercancía, aunque también puedes recurrir a la Carta de Crédito Irrevocable a la Vista, pero ten en cuenta que hay muchos proveedores que no la admiten o que incrementan su precio por su elevado coste en origen.

En CECOGRUP nos gusta hacer especial hincapié en determinados puntos durante la negociación.

  • Sobre la Calidad de Producto.

 

  • Acabado y presentación de producto: Que tu proveedor conozca con detalle tus exigencias de producto es importante ya que los futuros “Quality Control” se centrarán en estos aspectos.
  • Etiquetados y embalajes: Aunque es importante que el diseño del embalaje y etiquetado dependan de ti (para ajustarlo a la normativa de tu país), no dejes de explicárselo a tu fabricante para que conozca la relevancia de este apartado para la venta de tu producto.
  • Establecer los criterios de calidad y control ayudará al fabricante a extremar su atención en aspectos fundamentales del producto.
  • Ensayos, normativas y certificaciones: Como importador es fundamental que conozcas las normativas legales que tu mercado exige a la importación y comercialización del producto objeto de la importación. En algunos casos, esta información será exigible a tu proveedor, aunque en otras, la homologación será algo que tendrás que acometer tú antes de la llegada de la mercancía a destino.

  • Sobre las Condiciones Comerciales.

 

  • Concretar unas Formas de Pago definitivas que responda a los intereses de ambas empresas y que no perjudique, en la medida de lo posible, al precio final del producto.
  • Establecer unos Plazos de Entrega estándar, así como un calendario de penalizaciones por retrasos, evitará que tu proveedor caiga en la tentación de atender a otros pedidos más fuertes antes que a los tuyos. En este punto, será importante la revisión de tus programaciones y los calendarios festivos en ambos países.
  • Fijar periodos de revisión y renegociación de precios y condiciones. La fluctuación de los precios de compra en China sugiere no desatender esta circunstancia.
  • Intentar establecer una programación de fabricación en el tiempo ayudará a cerrar unas condiciones comerciales favorables y a afianzar nuestra relación con el proveedor.

Es importante, a la hora de negociar con tu proveedor, tener en cuenta que una relación de negocios ha de orientarse hacia el beneficio mutuo. Esto contribuirá a minimizar las incidencias y a mantener una relación comercial larga y fructífera. Trabajar con él de forma cercana y permanente allanará futuros desarrollos orientados a la mejora de tu producto y al desarrollo de novedades.